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面接マナー② メール連絡時の送信・返信マナー

掲載日：2014-09-18

希望のバイトが見つかったらさっそく応募してみましょう。最近では、ネットエントリーやメールで応募する企業が増えています。合否に大きく影響すると言われているバイト応募時のメール対応マナーについて確認しましょう。

必要事項の記入忘れは厳禁

応募フォームを利用する際には、履歴書を書くときと同様に、全ての項目を記入し、空欄のまま送らないようにしましょう。
フリガナや数字など、半角での指定がある場合には必ずその通りに入力します。応募者が注意書きをしっかりと確認しているかを企業側が判断している場合もありますので、細心の注意を払いましょう。
メールアドレスは企業側から添付で書類が送られてくる場合もありますので、携帯電話のアドレスは避けた方が無難ですが、携帯電話のアドレスを使用する場合はドメイン指定をして迷惑メールフォルダに入らないようにしておきましょう。

メール応対時のマナー

メールで求人に応募する際にも、いくつかのルールがあります。
メールの件名には、「□□（求人サイトや雑誌名）を見て　アルバイト応募の件」と入れます。
相手の名前が分からない場合は、「○○株式会社　採用ご担当者さま」という一文から本文を書き始めます。自分の氏名を必ず名乗り、どのような用件でのメールなのかをしっかり伝えるようにしましょう。
相手から送られて来たメールには、件名を変えずにそのまま返信します。「ご連絡いただき、ありがとうございます」の一文を添えるとスマートです。
当然のことですが、絵文字や省略文字の使用は厳禁です。

よくあるNGメール例

ここでは、ビジネスマナーに反するNGメール例をご紹介します。

・件名が空欄もしくは「Re:」のみになっている: 相手が一日にたくさんのメールを受信している場合、メールを読む優先順位を件名で判断することがほとんどです。先方にメールを読んでもらうためにも、件名は必ず記入しましょう。
・機種依存文字を使っている: 機種依存文字とは、使用する機種によっては表示できない文字を指します。機種依存文字、例えば丸囲み数字やローマ数字などは文字化けして読めない可能性がありますので、使用しないようにしましょう。
・重い添付ファイルを送付する: パソコンで作成した履歴書などを送る際にはファイルが重すぎないかを確認しましょう。重いファイルを添付してしまうと、相手のネットワークに負担をかけてしまいます。目安としては、2MB程度までと認識しておきましょう。
・用件のみまたは不必要に本文が長い: 友達同士のような用件のみの1行メールや、反対にダラダラと長くならないように注意し、必要なことを端的に伝えるように心掛けましょう。
・先方に開封確認をする: メールソフトの種類によっては、相手がメールを開封したかどうかが分かる「開封確認機能」がついている場合があります。先方がメールを読んだかどうかが気になる気持ちは分かりますが、求人関連のメールで開封確認機能を使用するのはマナー違反とされています。
普段からそういった機能を使用している人は、うっかりそのまま送らないよう注意しましょう。